Libax

É agora possível importar ficheiros das companhias de seguros Metlife e Optimize. Com o sistema de importação do Libax Seguros poupa muito tempo administrativo e elimina completamente os erros de registos manuais. Para obter os ficheiros da Metlife regularmente, tem duas opções disponíveis na ExtraMet: Área Pessoal -> Exportação de Dados -> Recibos em cobrança. Área Pessoal -> Exportação de Dados -> Recibos pagos. Em relação à Optimize, terá de solicitar o envio do ficheiro por e-mail. A funcionalidade de importação está disponível no menu "Importação" do Libax Seguros. Para que as companhias fiquem disponíveis na lista de companhias possíveis, terá de ter configurado o campo "Mapeamento real" na ficha da companhia. Para ter acesso à ficha de cada companhia, utilize a opção Configurações -> Companhias

Tem um orçamento para elaborar e não quer perder o negócio de vista? Pode agora registar orçamentos, notas de encomenda e faturas pró-forma no Libax Business. Desta forma sabe sempre os orçamentos que já elaborou e em que estado se encontram. É útil saber como estão "as coisas" com os seus fornecedores. Foi neste sentido que foram disponibilizados tipos de documentos de compra que o ajudam a perceber quais os produtos que encomendou, se já chegaram e se estão ou não pagos. Poderá ainda registar liquidações de recebimentos ou pagamentos conjugando os vários tipos de documentos. Além destas funcionalidades, pode agora relacionar facilmente documentos entre si com a nova funcionalidade de conversão de documentos. Assim, é bastante fácil gerar uma fatura através de um orçamento ou uma nota de crédito através de uma fatura... Caso necessite deste nível de gestão, importa salientar que para ter estas opções disponíveis, terá de escolher a modalidade de "Gestã

Quanto tem de devolver recibos à companhia de seguros, é útil ter uma listagem dos recibos que está a devolver. Até agora já era (e continua a ser) possível obter listagens dos recibos devolvidos num determinado dia a uma companhia. No entanto, para ter uma noção e uma melhor organização das devoluções que realiza, foi criado o conceito de "nota de devolução" que é um documento que reúne a informação dos recibos a devolver à companhia, além de ser numerado sequencialmente e datado para uma melhor organização. Assim, continua a ser possível devolver recibos como até agora, mas tem à disposição a partir de agora a funcionalidade de registo de notas de devolução conseguindo uma melhor organização com a companhia de seguros. Esta funcionalidade está disponível em P.Contas -> Nova devolução

Se a sua actividade consiste apenas na faturação de serviços, pode parar a leitura deste artigo por aqui. Caso contrário, fique a saber que pode a partir de agora controlar os stocks dos seus produtos com exatidão. Assim, para os produtos que considere necessário o controlo dos stocks de forma automática, basta definir a opção de controlo de stock. Nesse caso, de cada vez que é lançado um documento a débito como por exemplo uma fatura, o volume de stock diminui consoante a quantidade faturada. Será alertado se o stock do produto atingiu o stock mínimo ao elaborar documentos para esse produto. Na ficha de cada produto, é agora possível ter um histórico de stocks, onde ficam registados os documentos e quantidades que deram origem a entradas e saídas do produto em armazém, além da a indicação do stock atual estar sempre disponível para consulta. A configuração de produtos pode ser feita recorrendo à funcionalidade de Configurações -> Produtos

Pretende atribuir uma comissão a um comissionista sobre a comissão de mediação, mas a companhia de seguros não disponibiliza essa comissão no ficheiro de importação? Foi a pensar nestas situações que foi disponibilizada a funcionalidade de definição de comissões acordadas. Esta funcionalidade permite definir as percentagens acordadas com a companhia para as diversas comissões. Assim, caso a companhia não forneça a comissão, o Libax será capaz de a calcular ficando com as várias comissões preenchidas em cada recibo importado ou registado manualmente e consequentemente será possível incidir sobre esses valores o calculo para os seus comissionistas. É também possível definir as percentagens a assumir que são as percentagens que ficarão registadas de facto no recibo. Normalmente são sempre 100%, no entanto, pode ser menos caso deseje importar recibos de uma companhia cujo ficheiro traga as comissões de um parceiro que lhe dá uma percentagem. Poderá definir as percentagens acor

É importante nos dias de hoje ter comerciais/comissionistas a trabalhar bem e com motivação. Para que isso seja possível é necessário dar ao comissionista condições que o façam sentir bem. Inevitavelmente, algumas das condições, são de facto, monetárias. Assim, é possível a partir de hoje detalhar ao máximo os factores de calculo da comissão a atribuir ao comissionista num determinado recibo de companhia. Tem agora disponíveis três níveis de calculo: Definições gerais : Utilizadas caso não tenha nenhuma definição relativamente à companhia e/ou produto do recibo de companhia em causa. Definições por companhia : Definições a aplicar caso não exista nenhuma definição relativamente ao produto da apólice a que corresponde o recibo. Definições por produto : Definições a aplicar caso a apólice do recibo em causa seja de um determinado produto da companhia. Em todos níveis é possível atribuir incidências sobre o primeira anuidade da apólice e/ou sobre a segunda e

É possível a partir de hoje, registar o histórico de avisos de pagamento enviados para cada entidade. Dentro da área "Tarefas/Histórico" de cada entidade existe agora a opção de "Avisos de pagamento" onde é mostrada a lista de avisos enviados para a entidade ao longo do tempo. Assim, saberá sempre quando enviou avisos de pagamento para a entidade evitando esquecimentos e melhorando o registo da sua relação com o cliente. Os avisos de pagamento passam agora a ser numerados sequencialmente dentro do ano para uma organização eficaz e podem ser considerados válidos para entidades públicas. Importa salientar que para que os avisos de pagamento sejam numerados e registado o seu histórico, deverá seleccionar a opção "Registar histórico de notificações" durante a elaboração dos mesmos.

Para conseguir alcançar ainda mais clientes, foi disponibilizada a possibilidade de identificar os interesses que uma determinada entidade tem. Por exemplo, com esta funcionalidade, poderá facilmente obter listagens de todas as entidades que gostam de futebol com o objectivo de lhes apresentar um produto adequado para o exercício da modalidade. Poderá manipular a lista de interesses nas configurações -> Interesses Para atribuir interesses a uma entidade, basta entrar na ficha da entidade pretendida e escolher a opção "Editar interesses". Pode também encontrar a lista de interesses na funcionalidade de prospeção dentro dos utilitários, em conjunto com o novo critério "Associado a" que lhe permite obter listagens de entidades associadas a uma empresa com o objectivo de oferecer um produto relacionado com essa empresa/associação... Imagine que pretende oferecer um produto a todos os condóminos de um determinado condomínio, está é a forma mais fácil de obte

Nos dias que correm é cada vez mais importante não perder os clientes de vista. É bom encontrar novos clientes, mas não deixa de ser mais importante, recuperar os clientes perdidos e tentar aproveitar ao máximo o potencial de cada cliente. É neste cenário que surge a funcionalidade de Prospeção/Impressão disponível na área de utilitários. Utilize esta funcionalidade para fazer cartas, e-mails, envelopes e newsletters completamente ao seu gosto usando as ferramentas que já está habituado e que tanto gosta. Assim, após definir os critérios de seleção, o Libax localiza os clientes que estão abrangidos por esses critérios e disponibiliza-lhe um ficheiro contendo a informação dos seus clientes e em seguida poderá usa-lo na sua ferramenta preferida capaz de gerar impressão em série, tais como: Microsoft Word, OpenOffice, Google Docs, MailChimp, Mad Mimi, e-goi ... Pode usar esta funcionalidade para uma simples emissão de cartas de aniversário, recuperar clientes, emitir cartas de p

Já era possível importar a carteira da Generali. A partir de hoje, tem mais uma opção de importação. Pedir o envio semanal para o seu e-mail do ficheiro relativo ao protocolo RECAG3 (terá de ter registado as apólices e tomadores antes de importar o ficheiro). Assim, basta importar o ficheiro que receber da companhia de seguros todas as semanas.

Foi disponibilizada a área de utilitários que reúne um conjunto de funcionalidades que são consideradas como auxiliares, mas não deixam de ser importantes. Entre as várias funcionalidades encontra-se o SAF-T (PT), folha de caixa, emissão de avisos de pagamento, unificação de registos, etc. Com esta nova organização, o Libax fica mais organizado, mais completo e mais simples! Os utilitários está disponíveis através do botão verde no canto superior direito da área de trabalho

Foi disponibilizada a funcionalidade de conferência dos movimentos bancários de modo a que seja possível fazer a conciliação do extracto bancário. Assim, poderá por exemplo, registar transferências de clientes e marca-las como conferidas quando efectivamente foram contempladas no extracto bancário, permitindo-lhe uma conferência de valores eficaz e organizada. Esta funcionalidade está disponível em Tesouraria -> Extrato de Bancos

É possível a partir de hoje importar ficheiros de mais duas companhias de seguros: Macif Europamut-Mgen Com o sistema de importação do Libax deixa de despender tempo administrativo no registo de recibos continuados. Pode assim aproveitar esse precioso tempo para se dedicar mais ao seu negócio além de eliminar completamente as situações de enganos no registo de recibos. O sistema de importação está disponível em Seguros -> Importação

A folha de caixa está ainda mais fácil de obter. Foi disponibilizada a opção "Folha de caixa" que conjuga num só relatório todos os movimentos de tesouraria relacionados com um escritório (caixa e banco). É também possível contemplar os recibos marcados como diretos no mesmo relatório escolhendo a opção "Contemplar recibos diretos". Assim, fica ainda mais fácil a conferência diaria do caixa. Esta funcionalidade está disponível em Recibos -> Folha de caixa

Nos dias que correm é cada vez mais importante ter a noção dos gastos mensais para que não perca o controlo da tesouraria da sua empresa. Foi disponibilizada a funcionalidade de rubricas de tesouraria que consiste na atribuição de uma rubrica ao movimento de tesouraria (caixa ou banco). Assim, é possível perceber o valor que está a despender com gastos mensais e comparar com o período homólogo. Pode configurar as rubricas ao seu gosto em Configurações -> Rubricas Tem também disponível uma análise de rubricas de tesouraria em Análise -> Rubricas de tesouraria É também possível definir quais as contas bancárias a disponibilizar apenas para os administradores de sistema em Configurações -> Bancos -> Conta desejada -> Escolher a opção "Só para administradores" Passou a ser possível pesquisar movimentos pelo responsável do movimento em si. Assim, é mais fácil conferir o caixa ou banco no final de cada dia.

Hoje em dia é essencial não perder o controlo dos assuntos pendentes com os seus clientes. Com inspiração no conceito de CRM, foi criada uma área de histórico com o objectivo de ser possível registar as tarefas a realizar para um determinado cliente. Assim, já poderá agendar telefonemas, reuniões ou simplesmente registar a informação que o cliente telefonou a desejar umas boas férias :) É possível definir um responsável para cada tarefa e deste modo, cada colaborador tem sempre o controlo total das tarefas que tem para realizar. Deste modo, ficará sempre em arquivo todo o histórico do relacionamento com o cliente ao longo do tempo.

A análise da sua carteira de seguros ficou ainda mais completa. É possível definir se um produto deve ou não capitalizar o valor das apólices para os anos seguintes no relatório de análise de carteira. Esta opção está disponível na ficha de cada produto em Configurações -> Companhias -> Companhia desejada -> Produtos -> Produto desejado Esta configuração têm influência no relatório de análise de carteira.

A importação de ficheiros da companhia de seguros Tranquilidade ficou mais simples. A partir de hoje é possível utilizar o ficheiro localizado no site da companhia em Negócio -> Portefólio do Agente -> Lista de Recibos Assim, o Libax Seguros regista os tomadores, apólices e recibos enviados no ficheiro.