Novidade nas cobranças automáticas

Quando realiza importações por ficheiro ou por web service, vem a indicação por parte da companhia que o recibo está pago, o sistema de importação marca o recibo como direto, caso não tenha sido cobrado na folha de caixa.

Este método permite marcar recibos como pagos que afinal foram pagos pelo agente e não pelo cliente à companhia, mas por atraso ao elaborar a folha de caixa e porque não utilizou a opção “Pago previamente”, foram ficando como pendentes.

Assim, utilize a opção “Ignorar diretos na tesouraria”, para que não sejam marcados como diretos recibos cuja apólice tenha como método de pagamento a tesouraria. Note que nem todas as companhias enviam o método de pagamento, por isso, caso utilize esta opção deve assegurar que todas as apólices têm o método de pagamento atualizado, caso contrário poderá ficar com recibos bancários por pagar. 

Esta opção é útil se pretender manter pendentes os recibos que são para pagar pelo agente à companhia, não pretende utilizar a opção “pago previamente” e costuma atrasar-se na elaboração da folha de caixa. Com esta opção desligada, sempre que vier a informação que o recibo está cobrado na companhia, este ficará como direto, independentemente do método de pagamento registado na apólice.

Originalmente esta opção está desligada. Pode ativá-la em Seguros -> Configurações -> Detalhe -> Ligue ou desligue a opção “Ignorar diretos na tesouraria”

Parceiros com comissões extra

O módulo de parceiros do Libax Seguros ficou ainda mais completo. Além de ser possível manter uma conta corrente por cada parceiro, é possível lançar movimentos de comissões que não tiveram origem diretamente em recibos.

Por vezes são pagas comissões a parceiros pelo facto de terem sido cumpridos os objetivos ou outras razões de forma manual.

Desta forma, pode juntar comissões de recibos e movimentos na mesma nota de pagamento. Assim, é possível incidir o cálculo do imposto do selo sobre todas as comissões a pagamento caso seja aplicável.

A opção de gestão de movimentos está disponível na ficha do parceiro -> Movimentos
Quando realizar uma nota de pagamento, pode associar os movimentos juntamente com comissões de recibos. A opção para elaborar notas de pagamento está disponível em Parceiros -> Novo pagamento

Integração com novas companhias

O Libax, primeiro software de gestão de seguros totalmente na cloud continua a crescer e é com enorme satisfação que anunciamos o lançamento da ligação por web services com a companhia de seguros Fidelidade.

Com esta funcionalidade, é possível estabelecer uma ligação automática com a companhia e realizar o transporte de informação entre plataformas mais facilmente.

A carteira será atualizada diariamente sem intervenção humana e serão lançados clientes, apólices e recibos. Será também atualizada a situação do recibo para cobrado ou devolvido e atualizada a situação da apólice. Desta forma, verifica-se uma poupança significativa no trabalho administrativo, eliminando por completo os erros humanos na inserção ou atualização de informação.

Como ativar?
Para ativar o web service, deverá manifestar o interesse à sua área de apoio comercial junto da companhia. O acesso aos web services está sujeito a condições de acesso por parte da companhia.

Relembramos que é possível utilizar esta integração com as seguintes companhias: Allianz, Fidelidade, Liberty, Lusitania, Médis, Ocidental e Zurich

Esta funcionalidade está disponível em Seguros -> Importação -> Web services

Além da integração com companhias, aproveite o seu site/landing page ao máximo e ligue-o com o Libax, utilizando a API do Libax. Assim, as novas leads serão registadas em tempo real no Libax e ficam prontas para serem trabalhadas com o CRM do Libax.

Concursos e produção de parceiros

É importante motivar os seus parceiros para que os objectivos sejam alcançados. Neste sentido, pode criar concursos de produção com vários critérios de avalização.

Esta funcionalidade está disponível para subscrições no plano Top e acessível em Parceiros -> Concursos

A partir de agora são disponibilizados mais dois relatórios para compreender melhor a evolução da produção de cada parceiro.

O relatório de produção de parceiros mostra a produção mensal de cada parceiro nas várias linhas de produto, ao passo que o relatório de lucro de comissões mostra o lucro obtido entre as comissões disponibilizadas pela companhia e os parceiros.

Estes dois relatórios estão disponíveis para subscrições do plano Business e Top. Estão acessíveis em Seguros -> Análises

Revogação de débitos diretos nas prestações de contas mais fáceis

Ao fazer a elaboração da prestação de contas nos Libax beneficia de algumas vantagens para um controlo e conferência mais profissional da sua carteira de seguros.

É através da elaboração da prestação de contas que os recibos ficam marcados como pagos efectivamente à companhia ou ao corretor assim como os recibos bancários ficam definitivamente fechados assumindo-se que foi recebida a comissão. É também elaborada a fatura de comissões ou recibo de comissões. Com a liquidação da prestação, fica reflectivo o movimento na conta clientes.

Como é sabido, por vezes ocorrem revogações de débito ou anulações de débitos diretos por parte da companha como é o caso da Fidelidade. Para se conseguir elaborar uma prestação de contas igual à da companhia, é necessário registar uma correcção de prestação de contas para reverter o pagamento dos recibos em causa. Esta tarefa é trabalhosa e gerar documentos à parte para reflectir o movimento no extracto de conta da companhia.

A partir de hoje, este procedimento é automático. Basta inserir o recibo na prestação de contas como todos os outros. O Libax saberá que é para reverter o débito visto que conhece o histórico do recibo. Todos os movimentos ficam assim numa única prestação.

Relembramos que para algumas companhias é possível importar o ficheiro com a prestação de contas já feita. Esta opção está disponível em Seguros -> Importação -> Importação para prestação de contas.

Dica: nunca conclua uma prestação se contas sem confirmar com rigor que todos os valores estão exactamente iguais aos calculados pela companhia ou corretor.

Ficheiros da Groupama e Generali

Como é sabido, o Libax tem um sistema muito completo de importação de informação das companhias de seguros. 

Com as companhias Allianz, Liberty, Lusitania e Zurich, já é possível a integração por web services, o que possibilita a importação de informação totalmente automática sem intervenção humana, entre outras funcionalidades.

Para as companhias que ainda não têm a funcionalidade de web services, é possível a importação por ficheiros.

Anunciamos o reconhecimento de mais dois formatos para as companhias Groupama e Generali.

Assim, se trabalha com estas companhias, pode solicitar o envio de ficheiros no formato XML diários ou semanais para o seu e-mail. Quando receber o ficheiro basta retira-lo do e-mail e importa-lo para o Libax. 

E pronto, a "inteligência" do Libax entra em funcionamento e serão registados os clientes, apólices e recibos, assim como a atualização de apólices e recibos.

O módulo de importação está disponível em Seguros -> Importação

Coloque a faturação em modo automático

Pretende de emitir faturas para serviços de manutenção regulares, serviços de contabilidade mensais, serviços de limpeza, atividades de formação regulares, eventos ou outros serviços recorrentes? Este artigo é para si.

A elaboração de faturas recorrentes é uma tarefa que consome algum tempo administrativo e pode originar erros humanos.

Neste sentido, existe agora a funcionalidade de avenças que consiste num documento que pode ser convertido em faturas de forma automática programada e recorrente. Extremamente útil para actividades de facturação recorrentes como é o caso de empresas de serviços de manutenção, contabilidades ou outros serviços com períodos de facturação bem definidos.

Poupe tempo na elaboração da sua facturação recorrente da seguinte forma:


Elabore a avença para a entidade que deseja faturar regularmente. Poderá marcar as avenças como aprovadas para saber concretamente se o cliente concorda com a proposta de facturação.

É possível colocar parâmetros no texto da avença para que a fatura saia com a descrição adequada ao período que está a ser faturado. 
Ex: imagine que no dia 1 de cada mês pretende faturar o serviço do mês anterior e estamos em janeiro. No texto da fatura é útil aparecer o seguinte texto: "Serviço referente a dezembro/2017". 

Para este cenário poderá colocar o texto seguinte com parâmetros na avença: "Serviço referente a {MonthName-1}/{Year-1m}"

Não se preocupe em decorar os parâmetros por existe uma ajuda junto da elaboração da avença com todos os parâmetros possíveis.

Na ficha da avença, entre em “agendamentos” e adicione um agendamento para o período de facturação recorrente.
Ex: para emissão de fatura todos os dias 1 de cada mês basta definir a data de início para o próximo dia 1 e na repetição colocar 1 mês.

Entre as várias opções, poderá definir o envio da fatura por e-mail automaticamente para facilitar ainda mais o processo ou simplesmente marcar as novas faturas como rascunho para serem validadas antes da finalização das mesmas.
É também possível definir para que nova fatura a ser gerada fique associada a uma ordem de pagamento de forma a ser incluída automaticamente no próximo ficheiro SEPA a enviar ao seu banco no caso de pretender utilizar os débitos diretos como método de cobrança.

Pode elaborar avenças em Documentos -> Novo -> Identifique a entidade -> Avença
Para manter o controlo de avenças e agendamentos em Documentos -> Avenças/Ordens